第一条 为了加强和规范我院重大活动档案的管理，确保重大活动档案的完整与安全，发挥重大活动档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》及有关法规规定，结合本校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称重大活动档案，是指学院在重大活动过程中直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种纸质、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录。主要包括：
（一）纸质文件材料（包括各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料）及相应的电子文件；
（二）录音（带）光盘，录像（带）光盘；
（三）照片及文字说明；
（四）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖牌等；
（五）其他具有保存价值的材料。
第三条 本办法所称重大活动，是指符合下列条件之一的社会活动：
（一）中央和上海市领导在学院的公务活动；
（二）国内外知名人士在学院的公务活动；
（三）市农委、市教委对学院各项工作的考核、评估、验收活动；
（四）学院与省、市政府的重要合作活动；
（五）学院承办的重大国际性会议、学术活动；
（六）学院召开的各类重大会议（如党代会、教代会等）和举办的全校性活动（如校庆等）；
（七）各类由学院组织的或代表学院参加的全国性、国际性竞赛、会展等活动；
（八）学院重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼，揭牌仪式；
（九）其他具有较大社会影响的活动。
第四条 重大活动档案管理工作遵循加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。
第五条 档案室负责监督、指导学院重大活动形成的文件材料的收集、整理、立卷、归档，并集中保管学院重大活动档案。
第六条 重大活动主办单位在制订活动实施计划时应当同时制订档案收集、整理方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，并落实相应的保障措施。
第七条 重大活动形成的文件材料由承办单位负责收集、整理，立卷、归档。
承办单位为两个及以上的，由承担主要工作的单位（即主要承办单位）立卷归档，其他承办单位应当及时整理本单位在重大活动中形成的文件材料，并在重大活动结束之日起20日内向主要承办单位汇交。
第八条 主要承办单位应当自重大活动结束之日起2个月内，向综合档案室移交重大活动档案；因特殊情况需要延期移交档案的，须经综合档案室同意。承办单位可以保留重大活动档案的副本或者复制件。
第九条 对于所有权属于个人的重大活动档案，学院鼓励档案所有者向综合档案室捐赠或者寄存。捐赠者、寄存者对其档案材料享有优先利用权，并可以对其档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见，档案室应当维护其合法权益。
第十条 档案室应对接收进档案室的重大活动档案及时开展编纂、数字化等工作，积极开发档案信息资源，依法提供利用。
第十一条 档案室应当加强与重大活动主办单位以及承办单位的联系，及时掌握重大活动的有关情况，督促、检查主要承办单位按时将重大活动档案向档案室移交。
第十二条 对不按规定向档案室移交重大活动档案的，档案室应责令其限期改正，逾期没有改正的，报学院档案工作领导小组，给予通报批评。
第十三条 本办法由学院办公室负责解释。
第十四条 本办法自颁布之日起施行。