档案工作是学校一项重要的基础工作，是衡量学校教育质量、科研水平和管理水平的一个重要标志。根据国家档案法规和高校档案管理办法，特制订本细则。
第一条 档案工作的原则
学校综合档案是在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料。为确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用，学校实行档案集中统一管理。
第二条 档案工作的依据
学校档案工作遵循国家《档案法》和国家《档案法实施办法》、《上海市档案条例》以及教育部《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章制度。
第三条 档案的实体分类
学校档案按照其工作性质和职能，共分成十二大门类：党群类档案、行政类档案、教学类档案、科研类档案、设备类档案、基建类档案、财会类档案、外事类档案、出版类档案、产品类档案、声像电子类档案。
第四条 档案收集的范围
档案收集是档案工作的基础，各部门必须分工明确，协同配合，并纳入各个岗位的工作职责范围。档案收集范围可以依据《上海农林职业技术学院档案归档范围和保管期限表》所列条目内容，按照档案十二大门类分别收集，建立预立卷。
第五条 档案整理的要求
档案整理总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。关键是做好以下几点：
1．做好文书处理过程中的文件签收登记工作，做好档案的预立卷工作；
2．按照“问题+时间“组卷的方法，要注意密不可分的材料的完整性、系统性和准确性。
3．一般文件材料排列顺序是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后。
4．专题性、成套性档案，可以按阶段、结构等分别组卷。
第六条 归档时间和要求
把已经过预审装订好的档案案卷向档案室移交并办理移交手续。根据档案形成规律和特点，一般按年度归档。科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
档案归档材料应有立卷部门整理、编写卷内目录和备考表，拟写好案卷标题。案卷标题拟写要体现三个要素，即标题中有“作者“或立卷部门；案卷主要内容；案卷组成的文种。
第七条 档案管理与利用
档案后期管理工作主要是档案保管（库房管理）、档案信息资源开发利用和档案的编研和学术研究等工作。
1．档案库房管理
库房要有能防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防强光的设备，温度控制在14-24℃，标准相对湿度为45-60%。
2．档案借阅规定
学校各门类档案主要为校内各职能部门工作参考利用，借阅档案凭档案室借阅单由部门主要负责人签字即可办理借阅。借阅党委和院长办公会议记录，须经主管校领导或党委办公室和院长办公室主要负责人同意。借阅科研成果档案须经项目负责人和科研处主要负责人同意。确因工作需要，外借档案一定要注意档案的安全和保护，并在五个工作日内归还，杜绝损坏和遗失。外单位利用本校档案凭介绍信由院长办公室主要负责人签字后方可借阅。
3．档案的编研和学术研究是档案信息资源开发利用的重要途径，应充分利用档案编研有关史料，如学校沿革表、历任校领导职务任免、综合数据年度汇编、年鉴、大事记、重要专题档案汇编、重要会议简介等。编研档案史料必须把握质量，使史料真实可靠。档案学术研究和交流，旨在提高档案业务水平和管理水平，使档案宝库发挥其社会效益和经济效益的功能。
4．档案的网络管理、校园网络技术的开通，为学校档案管理开辟了新天地。学校要充分利用网络技术进行档案的数字化、信息化建设，使档案工作更趋规范化和现代化。
5．档案鉴定
档案鉴定分两步进行：
第一步是对归档前的档案材料进行鉴定，主要由立卷部门和档案室组成，对归档材料进行鉴别，认定是否属于归档范围，并对归档材料进行分类组卷；
第二步是对已到保管期限的档案进行留存鉴定。学校档案室提出意见，经归档立卷部门和校档案工作领导小组组成专门档案鉴定小组予以决定。
6．档案销毁
对已经过鉴定后属销毁的档案，要造档案销毁清册，并由档案室和立卷部门两人签名后送指定地点进行监销。
7．档案统计
按照统计法程序，每年定期进行综合档案工作的各类统计报表的统计，并经校领导审核后报上级档案行政业务主管部门备案。
第九条 本细则由院长办公室负责解释。
第十条 本细则自2010年12月1日起施行。
