第一章 总则
第一条 为了加强学院档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案信息，为学院和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《上海市档案条例》等法律、法规和规章，特制订本办法。
第二条 学院档案，是指学院从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 学院档案工作是学校工作的组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量、科研水平和管理水平的一个重要标志。档案工作实行“三纳入”即纳入“计划、规划；管理制度；工作职责范围”和“四同步”管理：布置、检查、总结、验收与档案工作同步。
第四条 严格实行部门立卷归档制度。学校各种门类，不同载体的档案必须实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第二章 档案工作体制与任务
第五条 学院档案工作，受院长办公室领导，业务上接受市农委、市教委、市档案局的指导、监督和检查。
第六条 成立由院长任主任，有关主要职能部门负责人为委员的学院档案工作领导小组，档案工作领导小组是学院档案工作的管理机构，领导全院档案工作。
第七条 学院档案室是校档案工作机构，统一管理本校各类档案。档案室工作人员必须加强保密观念，做好档案的保密工作和档案室的保卫工作，保证档案资料的安全，维护党和国家的机密。
第八条 档案工作实施“分级负责，统一保管”原则，各部门应有一名领导分管本部门的档案工作，并由一名兼职档案员具体承办本部门的档案工作。
第九条 档案室的基本任务
1、组织起草学校档案工作文件，拟定档案事业发展规划、工作计划、总结等。
2、制订学校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
3、负责建立健全学校档案工作网络，对全校专兼职档案工作人员的业务培训。
4、负责接收（征集）、整理、分类、保管、鉴定和统计全校各类档案及有关资料工作，指导、检查、协助各部门做好预立卷和归档工作。
5、负责编辑档案参考资料，编制档案检索工具，积极开展档案信息资源的开发利用和服务工作，做好计算机辅助档案信息管理工作。开展档案学术研究和交流活动。
6、严格执行档案法律法规，加强档案宣传工作和利用者教育工作，增强档案意识，注意档案保密制度，加强库房科学管理，确保档案的完整、系统和安全。
7、完成校领导交办的其他档案工作。
第十条 归档立卷部门档案工作的基本任务
1、按照本部门的职能，拟定档案预立卷条目，并且及时收集、整理本部门在活动中形成的文件材料。
2、按照归档范围要求，做好立卷归档工作，每年六月底前按时归档。
3、各部门兼职档案员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护本部门档案的完整与安全；努力学习档案业务知识，积极参加岗位培训，不断提高业务水平。
第三章 档案的收集、立卷、归档
第十一条 学校档案是学校参与社会公务活动形成的材料结晶，要做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存，为此，各分管领导要督促有关人员认真做好档案材料的收集工作。
第十二条 各部门把应归档的各类文件材料，由兼职档案员按照《上海农林职业技术学院档案立卷工作的内容和方法》的要求，整理组卷装订后向档案室移交。档案室负责业务指导及档案的检查、验收。
第十三条 各类文件材料的归档范围和保管期限，按《上海农林职业技术学院档案归档范围和保管期限表》执行。
第十四条 实行文件材料形成部门立卷制度。全校性、综合性的材料由党委办公室、院长办公室负责立卷归档。涉及多个部门的由主办部门立卷归档，其它部门协办。
第十五条 归档时间和手续
1、以自然年度形成和产生的党政文书类、教学管理类、外事工作类、出版、财务（管理性材料）、基建工作类等档案，在次年六月份前归档。
2、科研、设备、基建项目、学生成绩管理大卡（教学）等，在项目完成通过鉴定验收后一个月内归档。
3、财会档案中的会计凭证、会计账册等会计核算材料，由财务处保管一年期满后再移交归档。
4、随时接收上级规定应接收的档案。
5、接收档案必须履行移交手续，填写移交单，一式两份，交接双方共同注明案卷标题、数量、卷内文件页数，移交时间并签名盖章。
第十六条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。
第四章 档案的管理
第十七条 学院档案室对档案进行分类、编号和排列。分类方法按《上海农林职业技术学院档案实体分类方案》执行。
第十八条 档案室有专人负责对档案的收进和移出，全宗和案卷数量，档案的利用、销毁和室内各种数据的统计，并按有关规定，向上级档案管理部门报送档案工作基本情况统计表。
第十九条 档案室应建立和健全库房管理的规章制度，配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉、防强光、防高温等设施。控制库房温湿度。研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制，以确保档案的完整和安全。
第二十条 学院档案室对保管期限已满的档案要按有关规定及时进行鉴定、销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条 档案信息是学校管理信息的重要组成部分，学院档案室对校园网络传递的档案信息定期要进行检查和修正，提高档案的利用和档案信息开发。
第二十二条 学校档案管理工作所需经费，列入学校预算并统筹解决。学校各部门对本部门档案所需经费应给予支持。
第五章 档案的利用、开放与编研
第二十三条 档案室人员要熟悉馆藏，主动提供利用，起到助手和参谋作用。要发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。
第二十四条 对本校馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，报院长批准后，分期分批向社会开放。
第二十五条 档案室应为利用者提供方便。凡利用馆藏，均应按规定办理利用手续，对校外单位和有关人员还应按照国家规定收费。对借出档案，档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写书面报告，报学校处理。
第二十六条 加强档案编研工作，开展档案学术研究和交流活动，编辑档案资料，积极为学校教学、科研和领导决策提供有价值的参考资料。参与学校信息网络整体建设，更好地使档案发挥其应有的功效。
第六章 考核、奖励和处罚
第二十七条 建立档案工作的考评制度，由学校档案工作领导小组负责对全校档案工作考核，对作出成绩的给予奖励。
第二十八条 对考核优秀者或有下列事迹之一的给予奖励：
1、在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面作出显著成绩的；
2、在档案现代化管理和档案学术研究方面做出显著成绩和重要贡献的；
3、同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的；
4、向学校捐赠重要或珍贵档案的。
第二十九条 有下列行为之一的，按照《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》规定的程序和处理方法予以处罚或行政处分：
1、拒绝向档案机构移交应归档的材料或者应进档案室的档案；
2、将应归档材料据为己有的；
3、对未经档案验收或者档案验收不合格的重点建设工程和重大科研项目进行竣工验收、鉴定的；
4、损毁、丢失或者擅自销毁档案的。
第七章 附则
第三十条 本办法由学院档案工作领导小组负责解释。
第三十一条 本办法自2010年12月1日起施行。